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5 armadilhas comuns que aumentam custos com SAP

Organizações de todo o mundo gastam milhões em seus sistemas SAP, tipicamente aumentando as suas despesas de licenciamento todo ano. Os processos e soluções para controlar e limitar esta curva ascendente representam uma oportunidade enorme de redução de custos com SAP. Os mesmos também permitem a equipe de SAP passar menos tempo em administração de licenças e transformar seu foco para as tarefas de missão crítica.

 

Em 2019, gastos anuais com licenças de software empresarial vão diminuir em 30% como resultado da otimização de licenciamento de software, de acordo com a Gartner.

 

O licenciamento SAP é complexo e embora os dados necessários para compreender e otimizar estejam disponíveis nativamente, a tarefa de consolidar é extremadamente trabalhosa, demorada e sujeita a erros.

 

Para te ajudar a identificar estes erros de maneira rápida separamos uma lista com  5 armadilhas comuns que aumentam custos com SAP:

 

 

Armadilhas que aumentam custos com SAP

 

 

1. Named Users

 

A SAP tem mais de 40 tipos de categorias de licenciamento para usuários nomeados nas suas definições padrão, que variam de preço de US $ 60 a $ 7.000 por licença. Esses tipos de licença determinam quais transações o usuário tem permissão para executar no ambiente SAP.

 

A SAP coloca o ônus sobre os seus clientes para atribuir o tipo de licença apropriada para cada usuário nomeado. Sem os dados certos, a única maneira de fazer isso é generalizar e tentar um melhor ajuste. As atividades que os usuários realizam no SAP pode mudar ano a ano. Isto significa que um tipo de licença que uma vez se encaixava bem não é mais compatível.

 

Organizações geralmente acabam gastando demais, porque cometem um ou ambos dos seguintes pontos:

 

Compra de tipos de licenças desnecessárias e dispendiosas para garantir a cobertura das necessidades do usuário, que também abrange o uso de transações que os mesmos não necessitam.

 

Manter as atribuições de licenciamento dos usuários estáticas até à próxima auditoria SAP e, em seguida, pagar as taxas apresentadas pela SAP para qualquer falta de conformidade.

 

2. Usuários inativos

 

A população de usuários que requerem acesso ao ambiente SAP pode variar consideravelmente ao longo do tempo. Por exemplo, as pessoas que implementam um novo sistema SAP e só necessitam uma licença para acesso ao sistema durante o projeto na sua organização.

 

Outros casos em que as licenças se tornam redundantes são quando os usuários/colaboradores saem da organização, e aqueles que não têm mais a necessidade de acessar o SAP depois de uma mudança de cargo.

 

3. Usuários duplicados

 

O ambiente SAP de uma organização tipicamente compõe muitos sistemas; e o administrador de um sistema (ou grupo de sistemas) pode ser diferente de outro. Este ambiente evolui ao longo do tempo e à medida que novos sistemas são adicionados.

 

Os usuários devem ser licenciados para acessar a estes sistemas e por isso eles são muitas vezes fornecidos com uma nova conta, com um nome de usuário que pode ser diferente do nome de usuário que eles têm para outros sistemas.

 

O resultado é que um usuário consome duas ou mais licenças, quando apenas precisa de uma. Se isto não é efetivamente gerenciado, pode resultar em gastos adicionais para a sua organização.

 

4. Uso indireto

 

O uso indireto, é quando um sistema SAP é acessado ou consultado através de um aplicativo de terceiro. A maneira na qual este aplicativo interage com o sistema SAP e os dados subjacentes, pode ter um impacto significativo sobre os requisitos de licenciamento e exposição financeira no caso de uma auditoria.

 

Se qualquer indivíduo está acessando os dados armazenados no SAP através de software de terceiros, as organizações devem garantir e provisionar uma licença de usuário nomeado SAP com o perfil mais adequado.

 

A SAP está mais focada do que nunca nas auditorias que incluem análise de Uso Indireto. É importante que a sua organização esteja preparada com dados concretos para minimizar o risco financeiro e evitar desperdício.

 

As organizações devem construir um diagrama de arquitetura de Uso Indireto abrangendo todo o ambiente SAP. Isto dará uma posição vantajosa quando a SAP realizar uma auditoria porque quaisquer taxas adicionais são baseadas em uso real, não em um valor estimado e provavelmente inflado devido à falta de visibilidade.

 

5. Engines

 

O licenciamento SAP não é apenas com base em métricas por usuário, mas também inclui engines de software. Os engines SAP (também conhecidos como pacotes, módulos e add-ons) são aplicações opcionais para as quais um licenciamento adicional deve ser adquirido. A métrica usada para o licenciamento difere pelo engine, e baseia-se sobre os objetos que existem dentro dessa aplicação ou seu total consumo de CPU.

Por exemplo, a métrica para a Folha de Pagamento SAP é o número de Master records, enquanto a métrica para o SAP E-Recruiting é o número de empregados.

 

 

A solução? Acompanhe e consolide o uso

 

O licenciamento SAP é complexo e aberto à interpretações. Os ambientes SAP têm funcionado por muitos anos, por isso, é difícil obter uma alça sobre quais licenças são atribuídas a quais usuários, se essas licenças estão corretas para o usuário e de fato são necessárias. Há também sistemas de terceiros, engines e muitos outros licenciamentos que devem ser considerados.

 

Como resultado, as organizações estão com gastos excessivos na sua implantação SAP, porque são incapazes de efetivamente otimizar as suas licenças com uma abordagem manual e não têm a visibilidade de todo o seu ambiente para efetivamente negociar com a SAP. Ter os dados corretos na mão, e o conhecimento de que o licenciamento é otimizado e automatizado, coloca a organização em controle quando se trata de novas compras da SAP, renegociação de licenças e auditorias.

 

Hoje existem ferramentas que automatizam o gerenciamento de SAP e outros softwares, são chamadas ferramenta de SAM ou ferramenta de gerenciamento de ativos de software, com elas é possível identificar usuários que estão inativos, duplicados ou fazendo uso indireto. No caso da ferramenta de SAM da OTG é possível monitorar estas licenças de maneira virtual em um portal adaptado às necessidades de cada empresa.

 

Conheça mais sobre a OTG SAM clicando aqui.

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